راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار CRM برای مدیران

انتخاب از بین بهترین نرم افزار های CRM برای مدیران کاری بسیار دشوار است؛ چراکه پای هزینه ها و مهم تر از آن اعتبار اطلاعات شما در میان است! بنابراین باید به دقت و با بررسی بالا به دنبال خرید و نصب سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان باشید. ما از چیکاو 9 مورد مهم را با شما در میان گذاشته‌ایم تا بهترین تصمیم را بگیرید:

1- بودجه بندی

مطمئن شوید که خرید سی آر ام (CRM) جزء برنامه های بودجه بندی شما باشد.آیا هزینه ها تعیین شده اند؟ هزینه های پشتیبانی خارجی؟ مخارج شامل هزینه سخت افزار، نصب و مدیریت می باشد. بسته به میزان پیچیدگی، CRM ها از هزاران تا میلیون ها هزینه نیاز دارند، که ممکن است برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک امکان پذیر نباشد، اما ممکن است برای شرکت های بزرگ با یک تیم درون سازمانی مشکل نباشد.

سامانه های CRM فروش آنلاین، ماهیانه تنها به تمدید احتیاج دارند، اما به خاطر داشته باشید پرداخت معمولاً درون سازمانی نیست و تا زمانی که از سیستم استفاده می کنید این پرداخت را انجام می دهید. پس اگر یک ماه پرداختی نداشته باشید مانند مستاجر از نرم افزار اجاره‌ای بیرون می‌شوید! شما در این مورد صاحب نرم افزار نیستید! اکنون در ایران یکی از نرم افزارهای CRM قابل قبول من پارس ویتایگر است که به حالت مادام العمر و بدون تمدید ماهانه ارائه می‌شود.

2- آموزش کاربری

بزرگترین دلیل بعدی در پیاده‌سازی پروژه CRM، عدم آموزش مناسب کاربران و دانش آنها در مورد سیستم است. به دنبال بهترین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشید که با CRM و یکپارچه سازی آن در کسب و کار شما، عملکرد تیم پشتیبانی را افزایش می دهد. کسب دانش و مهارت (Onboarding) لزوماً یک رویداد یکباره نیست که منجر به عامل مهم بعدی شود. من وبینارهای دیدار و تیم آموزشی پارس ویتایگر را تایید می‌کنم.

3- دسترسی به موبایل در سامانه CRM

در سال ۲۰۱۶، دسترسی به وب از طریق دستگاه های تلفن همراه در نهایت از استفاده از دسکتاپ پیشی گرفت. تیم فروش شما می خواهد و نیاز دارد که بصورت شبانه روزی به اطلاعات فروش در داخل و بیرون از محل کار دسترسی داشته باشد. دسترسی موبایل یک جزء ضروری برای موفقیت آنها می باشد. در حقیقت، بر طبق تحقیق Nucleus، کارمندان فروش با افزودن دسترسی موبایل به نرم افزار CRM افزایش ۲۶٫۴٪ داشتند. این نیز عامل مهمی است که به کارمندان فروش کمک می کند تا پیش فاکتور های فروش خود را مشاهده کنند. در حالت ایده آل، انتخاب بهترین نرم افزار CRM دارای اپلیکیشن های موبایل و تبلت در سیستم اندروید و IOS به شما و تیم فروش شما کمک می کند تا از هر مکانی به CRM دسترسی داشته باشید.

از آنجایی که برخی از برنامه های فروش موبایل CRM دارای مجموعه ای از قابلیت های خلاصه شده ای از  یک نرم افزار کامل هستند، اطمینان حاصل کنید می توانید تمام قابلیت های کلیدی مورد نیاز خود را بر روی تلفن همراه و همچنین دسکتاپ به دست آورید.

4- دستیابی خودکار به داده ها

به دنبال برترین CRM باشید که ابزارهایی برای خودکار کردن ورود داده ها ارائه کند. بسیاری از CRM ها پلاگین های مرورگری دارند که جزئیات تماس سرنخ ها را در یک وب سایت مشخص کرده و به صورت خودکار آنها را بدون نیاز به تایپ مجدد یا کپی و انتقال وارد CRM می کند.

5- ورود انبوه اطلاعات

هنگامی که تیم بازاریابی شما لیستی از سرنخ های جمع آوری شده در یک نمایشگاه تجاری را ارجاع می دهد، باید بتوانید آنها را بصورت انبوه وارد CRM کنید. رایجترین روش توانایی وارد کردن یک فایل اکسل یا فایلی با پسوند .csv می باشد که شامل تمام مخاطبین می باشد.

6- دستیابی به سرنخ یکپارچه سازی شده

هنگامی که وب سایت یا کمپین های بازاریابی شما سرنخی به دست می آورند، در حالت ایده آل این سرنخ باید بصورت خودکار وارد CRM شود. برخی از CRM ها فرم های دستیابی به سرنخ را مستقیماً برای وب سایت خود ارائه کرده اند. اما با یکپارچه سازی بیشتر با تعدادی از سیستم های شخص ثالث، جزئیات مخاطب بیشتری وارد CRM شما می شود.

7- یکپارچه سازی کسب و کار با CRM

سیستم های فروش CRM که توانایی اتصال به سایر بخش های کسب و کار شما (مانند ایجاد سرنخ، رشد سرنخ، حسابداری و ارتباطات) را نداشته باشد، در آمد شرکت شما را به حداکثر نمی رساند. همچنین هنگامی که یک سازمان کاملاً از پیاده سازی سامانه CRM پشتیبانی نمی کند، CRM منجر به ایجاد مشکلاتی در پذیرش کاربر می شود. چرا سازمانی که تنها از دپارتمان فروش پشتیبانی می کند باید از این نرم افزار پشتیبانی کند. به دنبال یکپارچه سازی های اصلی زیر باشید:

الف) Gmail و Outlook

دو پلت فرم ایمیل رایج Gmail و Outlook می باشند. بهترین CRM باید بتواند مخاطبین و ایمیل ها را برای ایجاد پیشینه ای از یک مشتری یا شرکت وارد کند.

ب) ارسال ایمیل

بهتر است  Gmail و Outlook را به CRM متصل کنید و سپس ایمیل ها را مستقیماً از نرم افزار CRM  بدون سوییچ بین سیستم های مختلف ارسال کنید. امتیازات پاداش دهی به شما اجازه می دهد تا در صورت باز شدن ایمیل ها توسط یک مشتری بالقوه، آن را پیگیری کنید.

ج) ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیل)

یکپارچه سازی با یک پلت فرم بازاریابی ایمیل مانند MailChimp به شما این امکان را می دهد تا سریعاً گلچینی از مخاطبین خود را انتخاب کرده و ایمیل خبرنامه را برای آنها ارسال کنید. یک مثال، انتخاب تمام مخاطبینی است که در مناسبتی ملاقات کرده اید و ایمیل انبوهی برای تشکر از آنها ارسال می کنید.

د) حساب ها

در حالت ایده آل، حساب ها باید در دو مسیر کار کنند. قبل از اینکه شما با مخاطبی تماس بگیرید، باید بتوانید در نرم افزار CRM ببینید آیا آنها آخرین فاکتور خود را پرداخت کرده اند یا آخرین خرید آنها چگونه می باشد. هنگامی که معامله جدیدی با مشتری دارید، باید بتوانید جزئیات معامله را برای حساب ها ارسال کنید تا پیش فاکتور یا فاکتور جدیدی ایجاد شود.

ه) بازاریابی

بهترین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری امکان اتصال CRM به بازاریابی برای شما فراهم می آورد و همین موضوع فرصت عظیمی برای فروش می باشد. بدین ترتیب کارمندان می توانند مشاهده کنند چه زمانی مخاطب جدید یا  مخاطب فعلی منبعی از وب سایت دانلود کرده است. آنها می توانند زمانی که مخاطب اخیراً خبرنامه یا سایر مواد تبلیغاتی را دریافت کرده اند را ببینند. در نتیجه، کارمند فروش در حالیکه می داند مشتری بالقوه چه زمانی آماده و علاقه مند می باشد، می تواند بهترین زمان برای پیگیری از طریق تماس را مشخص کند.

8- گزارش گیری و مدیریت ویژگی ها

که در موارد زیر تنها سیستمی که بهش علاقه مندم حقیقتا تنها ZOHO و پس از در ایران پارس ویتایگر است. البته داناپرداز نیز امکانات مقبولی دارد.

الف) قیف فروش

یک قیف فروش، نمایش بصری از مراحلی است که مشتری بالقوه در زمان خرید محصول یا خدمات شما طی می کند. شما باید بتوانید در یک نگاه ببینید که چه تعداد سرنخ در هر مرحله حضور دارند. آیا آنها فقط یک تحقیق اولیه انجام داده اند، آیا کارمند فروشی به آنها دمو را نمایش داده است،  آیا این مشتری بالقوه پیش فاکتور درخواست کرده است یا آیا به یک مشتری تبدیل شده است.

قیف فروش معمولاً شامل چهار معیار زیر می باشد:

• تعداد سرنخ ها و فرصت ها در قیف فروش شما
• میانگین حجم معاملاتی که تیم شما کار می کنند.
• درصد معاملات در قیف فروش که برنده شده اند
• میانگین زمانی که برای بسته شدن یک معامله از شروع تا پایان لازم است

ب) پیش بینی فروش

پیش بینی فروش با ارتباط نزدیک با قیف فروش، فرایند تخمین فروش های آتی را تشکیل می دهد. سرنخ های موجود در بالای قیف یا پایپ لاین فروش، میانگین زمانی که برای پیشرفت در هر مرحله لازم است و میانگین نرخ بسته شدن قابل مشاهده می باشد. در نتیجه بهترین CRM به مدیران فروش این امکان را می دهد تا اهداف فروش قابل دستیابی و واقعی را پیش بینی کنند، منابع را به طور موثر تخصیص دهند و برنامه های رشد آتی را برنامه ریزی کنند.

ج) فعالیت های تیمی

هنگامی که کارمندان فروش خود را بطور موثری مدیریت می کنید، مسائل را شناسایی می کنید و عملکرد کلی تیم فروش خود را ارتقاء می دهید، باید بتوانید فعالیت های تک تک کارمندان فروش خود را مشاهده کنید. اگر یک کارمند فروش به اهداف خود برسد، شما باید مشاهده کنید چه کارهایی را متفاوت انجام داده است، آنها را یاد بگیرید و به بقیه اعضای تیم نیز یاد بدهید.

9- امنیت و قابلیت اطمینان در انتخاب CRM

شما باید مطمئن شوید که داده های مشتری شما بر روی سرور امنی ذخیره شده و از تیم امداد امنی (SSL) استفاده می کند. یکی از پیکربندهای رایج برای برنامه های وب از سرور های آمازون استفاده می کند که از مرکز داده ها توسط موانع فیزیکی و نگهبانی شبانه روزی محافظت می کند. داده ها با استفاده از رمزگذاری ۲۵۶ بیتی، بسیار شبیه به بانکداری اینترنتی، رمزگذاری می شوند.

یک وب سایت امن، آیکن قفل سبزی را در کنار آدرس وب در یک مرورگر نشان می دهد و مانند پی پال با HTTPS شروع می شود. یک CRM خوب نقش های کاربری ایمنی با تنظیمات مجوز شدیدی دارد. CRM تضمین می کند که کارمندان فروش با دسترسی به CRM می توانند تنها سرنخ ها و اطلاعاتی که نیاز دارند را مشاهده کنند. برای این مورد که فقط و فقط تاکیدم بر نرم افزار هاییست که سرورها رو در اختیار ما قرار می‌دهند و اجازه نصب بر سرور خودمان داریم. این امنیت را در نرم افزار نصبی پیام گستر و پارس ویتایگر دیده‌ام.

سخن نهایی من با مدیران و نیروهای ارشد