راهنمای خرید دستگاه کپی

از جمله دغدغه های اداره جات و شرکت ها معمولا خرید ماشین های اداری می باشد. از این رو که با توجه به برند ها و فروشندگان و مدل های متنوع و زیاد کمی در انتخاب صحیح سردرگم می شوند.

از جمله این لوازم اداری دستگاه های کپی می باشند. ما در این مقاله قصد داریم تا راهنمای کوچکی در زمینه خرید دستگاه کپی به خوانندگان عزیز بنماییم. البته شما می توانید با مراجعه به سایت مهام پرینت و تماس با کارشناسان این مجموعه از مشاوره رایگان قبل از خرید برخوردار شوید.

ماشین های اداری چیست؟

ماشین های اداری چیست و در چه زمینه هایی کار می کند؟ شاید 50 سال پیش پاسخ به این سوال آسانتر بود ، زیرا در آن زمان تجهیزات اداری بسیار محدود بود ، اما با افزایش روزافزون تجهیزات و فناوری های مختلف در زمینه کار ، یا به عبارت بهتر دامنه آن بسیار گسترده شده است ، تا حدی که تقریباً همه افراد در این سن ، از دبستان تا تحصیلات عالی ، و همچنین شرکت ها و گروه ها ، نیاز به تجهیزات در این درس را بهتر درک می کنند.

دستگاه کپی

با پیشرفت و گسترش دنیای دیجیتال و فناوری بسیاری از مردم بر این باورند که دستگاه کپی و چاپگر در حال حاضر تجهیزات غیر قابل مصرف هستند. در صورتی که هنوز بسیاری از مشاغل به کپی فیزیکی اسناد نیاز دارند. جلسات، ارائه ها، قراردادها و اسناد قانونی ضرورت چاپ یا کپی کردن را نشان می دهد.

کاربری دستگاه کپی

دستگاه های کپی چند منظوره یا دستگاه های کپی همه کاره قابلیت کپی، پرینت، فکس و اسکن اسناد را دارند.

اگر به دنبال صرفه جویی در فضا و منابع مالی هستید، دستگاه های کپی چند منظوره یک ماشین اداری و انتخاب عالی برای کسب و کار شما هستند.

شما نیازی به خرید چندین دستگاه ندارید و دستگاه فتوکپی، فکس، پرینتر و اسکنر دارید که فضای اداری شما را آزاد می کند.

همچنین در خرید لوازمی مانند کاغذ و جوهر صرفه جویی خواهید کرد زیرا فقط برای یک دستگاه کپی خرید می کنید.

بسیاری از دستگاه های کپی چند منظوره نیز از این مزیت اضافی برخوردارند که تنها به یک تکنسین برای حل مشکلات نیاز دارند.

یک منبع ناامیدی برای بسیاری از شرکت ها نیاز به تکنسین های مختلف برای تعمیر دستگاه های مختلف است.

انتخاب یک دستگاه به این معنی است که شما فقط باید از یک تکنسین که برای رسیدگی به مشکلات مجهز است فراخوانی کنید، به جای فراخوانی چند متخصص.

ویژگی های مهم دستگاه های کپی

مرتب سازی اسناد

اکثر دستگاه‌های کپی مدرن دارای یک ویژگی مرتب‌سازی هستند که کپی‌ها را به ترتیب اصلی آن ها مرتب می‌کند، بنابراین نیازی نیست در تلاش برای نظم بخشیدن به ارائه خود دست و پنجه نرم کنید.

بسیاری از دستگاه های کپی نیز اسناد شما را به صورت خودکار به هم متصل می کنند که باعث صرفه جویی در زمان و ناامیدی می شود.

چاپ دورو اتوماتیک

یک راه خوب برای صرفه جویی در کاغذ و کاهش بودجه، چاپ دورو اتوماتیک است. این یک ویژگی چاپ دو طرفه است  . که می توان در دستگاه کپی کانن و سایر دستگاه های پیشرفته مشاهده نمود. که به طور خودکار یک کاغذ چاپ شده را دوباره در دستگاه بارگیری می کند، آن را برمی گرداند و سمت دوم سند را در پشت صفحه چاپ می کند. این نه تنها کارآمدتر است، بلکه باعث می شود اسناد حرفه ای تر به نظر می رسد.

فیدرها

اگر انبوهی از اسناد برای کپی دارید، یک مکانیسم تغذیه خودکار می تواند یک نجات دهنده باشد. تغذیه اسناد به این معنی است که به جای این که مجبور باشید هر سند را به صورت جداگانه بارگیری کنید، فقط می توانید یک انبوه تا 50 برگ را بارگیری کنید و دستگاه کپی به طور خودکار از طریق آن ها اجرا می شود.

تغییر اندازه اسناد

اگر نیاز به تولید اسناد با اندازه های مختلف دارید، مهم است که چاپگر و دستگاه کپی شما ظرفیت بزرگنمایی و کاهش اندازه اسناد را داشته باشند.

اندازه استاندارد کاغذهای دستگاه های کپی 8.5 اینچ در 11 اینچ می باشد.اما امروزه بسیاری از دستگاه های کپی جدید برای کار با کاغذهایی مانند 11×17 اینچ یا 20×17 اینچ مجهز شده اند.

دستگاه های کپی دیجیتال

در عصر حاضر، به روز بودن و دیجیتال بودن تجهیزات دستگاه فتوکپی شما برای اطمینان از کارآمدی کسب و کار شما مهم است.

در حالی که مدل‌های قدیمی آنالوگ پرینترها و دستگاه‌های کپی هنوز در برخی از دفاتر استفاده می‌شوند، تجهیزات دستگاه کپی دیجیتال به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای دفتر خود را بهینه کنید و کارایی کلی کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

تجهیزات کپی دیجیتال با اتصال به اینترنت این مزیت بزرگ را دارند که می توانند به شبکه دفتر شما متصل شوند و به شما این امکان را می دهند که درخواست چاپ یک سند مستقیماً از رایانه خود را داشته باشید، نه نیاز به اتصال دستی به دستگاه.

اتصال تجهیزات چاپ و کپی خود به شبکه اداری خود همچنین به این معنی است که می توانید اسناد خود را به صورت الکترونیکی ذخیره کنید و کمتر به فضای ذخیره سازی کاغذ متکی باشید.

امنیت

در حالی که داشتن دستگاه‌های کپی و چاپگر متصل به  وای فای  یکی از جنبه‌های مهم تجهیزات دستگاه کپی است، دستگاه‌های متصل به اینترنت یک عنصر خطر امنیتی اضافی دارند. برنامه های کپی می توانند با افزودن یک لایه امنیتی اضافی به کاهش این خطر کمک کنند.

اگر می‌دانید که کسب ‌وکارتان اطلاعات حساسی را مدیریت می‌کند یا ممکن است در معرض نقض داده‌ها باشد، همیشه توصیه می‌شود مطمئن شوید که امنیت کسب‌وکارتان اولویت اصلی است.

استفاده از برنامه های چاپگر معتبر به حفظ امنیت اسنادی که چاپ می کنید کمک می کند، برخی از برنامه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کاربران قبل از چاپ، کپی یا دسترسی به اسناد، یک کارت هوشمند را تند بکشند یا یک پین امنیتی وارد کنند، که وقتی کسب‌وکار به دنبال کاهش خطرات امنیتی خود است، مفید است.

منبع: www.mahamprint.com