آیا می‌دانستید که پاندمی کرونا فقط در آمریکا، یک چهارم کارمندان را دورکار کرده است؟ حالا حسابش را بکنید که این رقم در بقیه دنیا چقدر است. مدیران شرکت‌ها حالا علاوه بر مدیریت بحران مجبورند نیروهایشان را برای بهره‌وری بیشتر و در حالی که دور از محیط کارند هم مدیریت کنند چرا که سلامتی تک تک افراد برایشان بسیار مهم است.
شاید برخی از مدیران فکر کنند که با برقراری قوانین و شرایط محدودکننده بتوانند بهتر کارمندانشان را مدیریت کنند، اما موضوع این است که در وضعیت بحرانی معمولا قوانین را نمی‌توان به درستی پایه‌ریزی کرد و همه حساب و کتاب‌ها به راحتی به هم می‌ریزند.
از عوامل مهمی که باعث به هم ریختگی اوضاع می‌شود و کار را برای مدیران سخت می‌کند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
– مدیریت تیم‌ها را نمی‌توان به صورت رو در رو پیش برد.
– اطلاعات کافی از وضعیت هر فرد در تیم وجود ندارد.
– تنهایی و دوری از جامعه باعث ایجاد مشکلات روحی در افراد می‌شود.
– عوامل حواس‌پرتی در خانه بسیار زیاد است.
با این حال مدیران می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های خلاقانه و عملی بحران را مدیریت کنند و در جهت هم‌افزایی تیمی گام بردارند. بدین ترتیب هم تیم‌ها بهتر کار می‌کنند و هم رشد متوقف نمی‌شود.
راهکار اول: روزانه جلسه داشته باشید:
بسیاری از مدیران توانسته‌اند به کمک جلسه هماهنگی روزانه و بررسی وظایف و کارها بسیاری از مشکلات را حل کنند. فقط توجه داشته باشید که این ارتباط سازنده باشد و فقط صرفا برای چک کردن و گزارش‌گیری از کارمندان صورت نگیرد بلکه جلسه را با هدف هماهنگ‌سازی تیم در ساعت مشخصی از هر روز برگزار کنید.
راهکار دوم: از نرم‌افزاهای آنلاین برای مدیریت کارها و سرعت بخشیدن به آن‌ها استفاده کنید:
فکر کنید که می‌خواهید نیروهای جدیدی استخدام کنید. قبل‌ترها برای استخدام از روش‌های طولانی و مصاحبه‌های حضوری استفاده می‌شد منتها در دوران پاندمی و پس از آن صرف زمان و پول برای انجام چنین کارهایی منطقی نیست. به جای اتلاف زمان کارمندانتان، از نمونه فرم استخدام استفاده کنید و مراحل استخدام را به کمک آزمون‌های پیش از استخدام و فرم‌های آنلاین پیش ببرید.
برای مدیریت پروژه‌ها از نرم‌افزارهای مدیریتی استفاده کنید و از ابزارهای چت تیمی برای پیش بردن وظایف بهره‌مند شوید.
راهکار سوم: فعالیت‌های خارج از کاری تیمی را در برنامه خود بگنجانید:
برای بهبود روحیه تیمی، افزایش هم‌افزایی تیمی و آشنایی بیشتر اعضای تیم با یکدیگر از روش‌های خلاقانه و برنامه‌های خارج از محیط کاری استفاده کنید. مثلا می‌توانید با ساخت تست آنلاین یک مسابقه بین کارمندان برگزار کنید و به آن‌ها جایزه بدهید. این پشتیبانی روحی و تشویقی به افزایش بهره‌وری کارمندانتان بسیار کمک می‌کنند.
راهکار چهارم: ارتباط بهتری با اعضای تیم برقرار کنید و شنونده دغدغه‌های آن‌ها باشید:
برای برقراری ارتباط بهتر با اعضای تیم نیاز نیست حتما با آن‌ها مستقیما در ارتباط باشید و هر روز با آن‌ها تماس بگیرید. کافیست به کمک یک نمونه پرسشنامه، نظرات، انتقادها یا حرف‌هایشان را حتی به صورت محرمانه بشنوید. برای ساخت پرسشنامه از پرس‌لاین کمک بگیرید، پرسشنامه‌ای بسازید و لینک آن را در اختیار کارمندانتان بگذارید و به آن‌ها اطمینان دهید که حرف‌هایشان را می‌خوانید و مشکلات را برطرف می‌کنید.
در این سایت می‌توانید انوع فرم و پرسشنامه و نظرسنجی را بسازید و از فرم‌های رایگان آن هم استفاده کنید و فرآیندهای مدیریتی را ساده‌تر پیش ببرید.
راهکار پنجم: منعطف و منظم باشید
درست است که قوانین را قرار داده‌اید تا اجرا شوند اما از قوانین خطوط قرمز نسازید و اگر زمانی کارمندی نتوانست تابع قوانین باشد از کوره در نروید. سعی کنید وضعیت هر فرد را درک کنید و با انعطاف بیشتری وظایفش را به او یادآور شوید. منظم بودن را از خودتان شروع کنید و آن را به دیگران هم آموزش دهید. از کارمندان بخواهید به کمک نرم‌افزارهای آنلاین و رایگان نظم بیشتری در انجام کارهایشان ایجاد کنند.
راهکار ششم: جلسات متعدد و طولانی برگزار نکنید
یکی از مشکلات بزرگی که در دورکاری ممکن است به وجود بیاید و باعث شکایت کارمندان شود جلسات طولانی و متعدد هستند. سعی کنید تعداد جلسات را کم کنید و زمان محدودی برایشان اختصاص دهید. برای این‌که جلسات طولانی نشوند از قبل همه چیز را مکتوب کنید، برنامه‌ریزی‌ها را دقیق انجام دهید، وظایف را به درستی و با جزئیات مشخص کنید تا باعث اختلاف یا ناهماهنگی نشود.
راهکار هفتم: گوش دهید و صحبت کنید
راه‌حل مسالمت‌آمیز برطرف کردن تعارض‌های درون گروهی این است که به حرف اعضای تیم خوب گوش دهید، به آن‌ها یاد دهید که پذیرای حرف‌های مخالف با نظر خودشان باشند و برای رفع مشکلات با هم حرف بزنند. با حرف زدن می‌توان بسیاری از سوء تفاهم‌ها را برطرف کرد و دلخوری‌ها را برطرف کرد. همچنین مدیران می‌توانند با شنیدن مشکلات یا نظرات کارمندان تصمیم‌های بهتری برای مدیریت تیم‌هایشان در دورکاری بگیرند.
نتیجه‌گیری
سعی کنید در زمان بحران و دورکاری ارتباطتان را با تیمتان تقویت کنید و همیشه برایشان حاضر باشید. برای این‌که نشان دهید همیشه پذیرای حرف‌هایشان هستید از تکنولوژی‌های به روز و آنلاین بهره‌مند شوید و فراموش نکنید که راهکارهایی مانند فرم‌های آنلاین، پرسشنامه‌های آنلاین و نظرسنجی آنلاین به شما کمک خواهند کرد مدیریت هوشمندانه‌تر و حرفه‌ای‌تری داشته باشید.