بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک

در برخی از کسب و کارهای کوچک و یا شرکت هایی با تعداد پرسنل نه چندان زیاد، با وجود وقت گیر بودن و امکان بروز خطا و اشتباه در محاسبه کارکرد پرسنل، امور مربوط به حضور و غیاب همچنان با روش های بسیار ساده و کلاسیک و به صورت دستی انجام می شود. یکی از دلایل اصلی انجام این امور به شکل دستی، مربوط به هزینه بالای محصولات موجود در زمینه حضور و غیاب می باشد.

کارفرمایان کسب و کارهای کوچک که از سیستم دستی استفاده می کنند، نمی دانند که در کنترل تردد و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان با تعداد کم نیز امکان اشتباه وجود دارد. بنابراین در مجموعه های کوچک هم باید از یک سیستم حضور غیاب مناسب استفاده شود.

این سیستم زمان دقیق حضور یا عدم حضور کارکنان را ثبت می کند و همین موضوع می تواند از زیان های مالی بسیاری در مجموعه های کوچک پیش گیری کند. با رشد هرچه بیشتر کسب و کار، مزیت داشتن سیستم حضور و غیاب بیش از پیش نمود پیدا خواهد کرد.

 

نکاتی در خصوص انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک

برای پائین آوردن هزینه خرید دستگاه حضور و غیاب با امکانات و کیفیت مناسب به نکات زیر توجه کنید:

 

قیمت سیستم های حضور و غیاب

امروزه انواع بسیار متنوع و متفاوتی از سیستم های حضور و غیاب با امکانات مختلف در بازار وجود دارد که به تبع این تفاوت ها قیمت های گوناگونی دارند. مسلما هرچه این سیستم ها از دستگاه های پیشرفته تر با امکانات بیشتر و نرم افزارهای جامع تری استفاده نمایند قیمت بالاتری خواهند داشت.

یکی از مهم ترین مواردی که برای خریداران سیستم حضور و غیاب اهمیت دارد، قیمت سیستم نسبت به نیاز مجموعه مورد نظر است. بسیاری از مدیران کسب و کارهای کوچک که برای بهبود کنترل تردد پرسنل خود قصد خرید سیستم حضور و غیاب را دارند، نیازی نیست هزینه های گزافی را بپردازند. مسلمأ این دسته از مدیران بیشتر درصدد یافتن سیستمی با قیمت مناسب برای مجموعه خود هستند.

همین طور مدیرانی که کسب و کار تازه ای راه اندازی کرده اند و برای شروع کار مجبورند هزینه های خود را کاهش دهند، برای کنترل تردد کارمندان خود نیازمند خرید سیستم حضور غیابی با قیمت پایین هستند.

برای یک مجموعه کوچک با تعداد ۱۰ پرسنل نیازی به استفاده از دستگاه های پیشرفته و نرم افزارهای حرفه ای با امکانات کامل نمی باشد. این مجموعه ها می توانند از دستگاه های با امکانات سخت افزاری متوسط و نرم افزار رایگان استفاده کنند تا هزینه زیادی به کسب و کار آن ها تحمیل نشود.

پیشنهاد: مشاهده لیست قیمت دستگاه حضور و غیاب

 

نوع دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده

اولین بخش مهم یک سیستم حضور و غیاب، ابزار ثبت تردد و نوع . دستگاه کنترل تردد می باشد. انواع ابزارهای ثبت تردد عبارتند از :‌ کارتخوان،‌ سنسور اثر انگشت، تکنولوژی تشخیص چهره.

در مجموعه های کوچک اداری به دلیل آن که تعداد پرسنل کم است و امکان مدیریت ورود و خروج کارمندان آسان است، دستگاه کارتخوان و یا سنسور اثر انگشت گزینه مناسبی است. اگر محیط کار از نوع آزمایشگاهی، کارگاهی و یا صنعتی باشد، ممکن است برخی از کارکنان مشکل ثبت اثر انگشت داشته باشند،‌ در این موارد بهتر است کمی بیشتر هزینه کنید و دستگاه تشخیص چهره خریداری نمایید. البته دستگاه های تشخیص چهره با ظرفیت ذخیره پایین قیمت های کمتری دارند و در این نوع از محیط های کاری کوچک نیازی به خرید دستگاه های گران قیمت تشخیص چهره با ظرفیت ذخیره بالا نیست.

ابزار انتقال داده از دستگاه به نرم افزار

در مجموعه های کوچک نیازی نیست که همه ابزارهای انتقال داده را در کنار هم داشته باشید. در محیط  های کاری که تعداد پرسنل کم است و همچنین از بستر شبکه مناسب برای برقراری ارتباط بین دستگاه و کامپیوتر برخوردار نیستند، پورت USB می تواند ابزار بسیار کاربردی در انتقال داده باشد و لازم نیست برای آپشن شبکه و Wi-Fi هزینه اضافی پرداخت شود. همچنین اگر فاصله بین دستگاه و کامپیوتر زیاد نیست (مثلاً ۱۰ متر) می توانید از پورت و کابل سریال برای دریافت داده ها استفاده نمایید که حتی ارزان تر از پورت USB می باشد.

ظرفیت حافظه دستگاه برای ثبت تردد و ثبت تعداد پرسنل

مسلمأ برای یک مجموعه کاری کوچک با تعداد پرسنل ۱۰ نفر نیازی به استفاده از دستگاه های فوق پیشرفته با ظرفیت ذخیره تعداد پرسنل فراوان و ظرفیت ثبت تردد بالا نمی باشد. برای این منظور می توان از دستگاهی با امکانات سخت افزاری متوسط استفاده کرد که هزینه زیادی به مجموعه مورد نظر تحمیل نشود.

گارانتی و پشتیبانی سیستم حضور و غیاب

در محیط های کاری کوچک بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که دستگاه آن گارانتی معتبر داشته باشد تا در صورت وجود ایراد و اشکال در دستگاه، گارانتی پاسخگوی آن باشد و مجموعه متحمل هزینه های اضافی سنگین نشود. همچنین نرم افزار آن سیستم باید دارای پشتیبانی و پاسخگویی سریع و راحت باشد تا در صورت اشکال در نحوه استفاده از نرم افزار زمان زیادی تلف نشود.

امکان اتصال دستگاه به نرم افزار

دستگاه حضور غیاب بدون نرم افزار محاسبه، عملأ کاربردی ندارد. غالبأ به همراه دستگاه ها یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان نسخه پایه ارائه می شود که جوابگوی نیاز بیشتر کسب و کارهای کوچک هست و این مجموعه ها با خرید دستگاه تنها، نیازی به خرید نرم افزارهای پیشرفته تر و تقبل هزینه بیشتر ندارند. البته هنگام خرید دستگاه حتماً‌ امکانات نرم افزار رایگان آن را بررسی کنید و حتی الامکان دموی آن نرم افزار را مشاهده کنید تا مطمئن شوید که جوابگوی مجموعه شما خواهد بود.

نصب و راه اندازی اولیه رایگان دستگاه و آموزش رایگان استفاده از نرم افزار

مناسب ترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک سیستمی است که نصب و راه اندازی اولیه دستگاه و آموزش استفاده از نرم افزار آن رایگان باشد. برخی از فروشندگان برای نصب و راه اندازی اولیه دستگاه و آموزش ابتدایی نرم افزار هزینه ای از مشتری دریافت نمی کنند و بعضأ در محل شرکت خود آموزش رایگان کار با نرم افزار را ارائه می دهند.

کسب و کارهای کوچک برای صرفه جویی در هزینه های خود بهتر است سیستمی را خریداری کنند که بر روی خرید دستگاه و نرم افزار خدمات رایگان ارائه می دهند. همچنین این کسب و کارها باید سعی کنند در جلسات آموزشی رایگان یکی از کارکنان خود را که در زمینه IT تخصص دارند، اعزام کنند تا در ادامه کار متحمل هزینه های پیشتیبانی نشوند.

شرکت مهرکیا

شرکت مهرکیا تولیدکننده جامع ترین نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد با نام تجاری ویسمن است. در میان نرم افزارهای تولید شده این شرکت، نرم افزار حضور و غیاب نسخه پایه رایگان ویسمن برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده و مجموعه های کوچک می توانند با خرید یک دستگاه حضور و غیاب با کیفیت و در عین حال با قیمت پایین در حدود 2 تا 4 میلیون تومان از نرم افزار رایگان ویسمن استفاده کنند تا هم برای کسب و کار خود یک سیستم حضور غیاب مناسب تهیه کرده باشند هم هزینه کمتری بابت خرید این سیستم بپردازند.

وب سایت فروش دستگاه حضور و غیاب:

mehrkia.com

وب سایت رسمی نرم افزار ویسمن:

vismanit.com