فرایندکاوی (Process Mining) چیست و چه کاربردی دارد؟

بسیاری از فرآیندها در شرکت های بزرگ با هم همپوشانی دارند که پروسه تحلیل و بررسی را سخت تر می کند. از سوی دیگر بررسی فرآیندهای واقعی از غیر واقعی کار سختی است. فرایندکاوی در چنین سازمان هایی سبب کاهش زمان رسیدگی به پرونده ها می شود و کیفیت فرایند تحلیل را بیشتر می کند.

فرایندکاوی را با داده کاوی اشتباه نگیرید!

داده کاوی دنیای مشخصی دارد! داده ها تجزیه و تحلیل می شوند و در نهایت تبدیل به یک اطلاعات مفید برای سازمان شده و رویکرد اثرگذاری دارند. اما فرایندکاوی دقت اصلی خود را روی فرایندهای کسب و کار می گذارد، نه صرفاً داده ها!

وقتی صحبت از استخراج فرآیند است، یعنی قرار است داده هایی که در سیستم های اطلاعاتی یک سازمان هستند، مورد استفاده قرار بگیرد. اینطور که مشخص است در فرآیندهای شرکت یک سری اتفاقات می افتد که بر اساس موقعیت مشخصی ارزیابی شده است. به طور کلی اجرای این فرآیندها در فضای واقعی مورد پردازش و ارزیابی قرار می گیرد، و در نهایت اطلاعات مورد نظر در پایگاه داده ذخیره می شود. مبنای اصلی فرایند کاوی این است که یک سری داده های رویداد وجود دارد که باید تجزیه و تحلیل شود.

Process Mining

لزوم استفاده از فرایند کاوی

موضوعی که در خصوص فرایند کاوی بسیار دیده می شود اینکه اصلاً چرا به فرایند کاوی نیاز داریم؟ یک بخش مهم اینکه معمولاً تنگناها در مدیریت فرایند ، پنهان به نظر می رسند یعنی مشخص نیست که اشکال کار کجاست و به چه صورت چالش ایجاد شده است. در این زمینه نیاز است که فرایند کاوی به صورت جدی وارد میدان شود. در واقع هدف اصلی فرایند کاوی این است که استخراج درستی داشته باشد. وقتی استخراج داده ها دقیق و درست باشد، تصویر بزرگی از فرایندهای کسب و کار شکل می گیرد و در نهایت به ریشه های انحرافات دقت زیادی می شود. از سوی دیگر سبب می شود تا تغییرات روند به شکل موثری صورت بگیرد. همه این رویکردها انحرافات رفتاری ناخواسته را از بین می برد.

 

روش اعمال فرایندکاوی

برای فرایند کاوی نیاز به چیز زیادی نداریم! فقط به اطلاعات پایه نیاز است. در اکثر شرکت ها سیستم آی تی از کسب و کار وجود دارد و داده ها در این سیستم ذخیره سازی شده اند و جمع آوری داده ها با دقت بالایی صورت می گیرد.

بگذارید یک مثال بزنیم: فرض کنید که یک شرکت تولید مدنظر است و این شرکت در مناطق جغرافیایی مختلفی دارای کارخانه های تولیدی متفاوتی است. حال این شرکت سعی کرده است که اصلی ترین هدف خود را در تحویل به موقع جنس به مشتری در نظر بگیرد. اما موضوع این است که در عمل برای تحویل جنس به مشتری در نقاط مختلف کشور تاخیر دیده می شود و تفاوت زمانی وجود دارد.

مدیران به سادگی متوجه این تفاوت ها هستند اما نمی دانند که دقیقاً چرا و چطور این تفاوت ها اتفاق افتاده است. در این راستا نیاز است که اطلاعات و داده ها مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرد. درست در همین نقطه نیاز به فرایند کاوی است. فرایندکاوی سبب می شود تا عملکرد مناطق مختلف بر اساس گام های شخصی و هزینه ای و … مورد مقایسه قرار بگیرد.

 

موارد کاربرد فرایندکاوی

زمانی که فرایندها در یک سازمان اصلاح شوند، هزینه ها کاهش می یابد و وضعیت فرایند بهتر می شود برای اینکه نیاز به فرایند کاوی است. به طور کلی سه دیدگاه مهم در خصوص فرایند کاوی وجود دارد. دیدگاه اول به جریان کنترل اشاره دارد، دیدگاه دوم مربوط به اصول سازمانی است و دیدگاه سوم در خصوص پروتکل های عملکردی است.

در واقع فرایند کاوی بر اساس داده هایی که از فعالیت های سازمان به دست آمده است، مورد تحقیق و بررسی و تحلیل قرار می گیرد. سازمان های بزرگ معمولاً با فرایندهای بیشتری همراه هستند و به طور کلی مدیریت فرایند برای چنین سازمان هایی دشوار بوده و پیچیدگی های خاص خود را دارد.

بسیاری از فرآیندها در سازمان های بزرگ با هم همپوشانی دارند که پروسه تحلیل را سخت تر می کند. از سوی دیگر بررسی فرآیندهای واقعی کار سختی است. فرایند کاوی در چنین سازمان هایی سبب کاهش زمان رسیدگی به پرونده ها می شود و کیفیت فرایند تحلیل را بیشتر می کند. در دنیای امروزه فرایند کاوی برای هر سازمان کوچک و بزرگی اثربخشی خود را دارد.

حتی یک سازمان کوچک با رعایت اصول فرایند کاوی می تواند در زمان سریع تری تبدیل به یک سازمان بزرگ شود.

Process Mining

مزایای فرایندکاوی در یک نگاه

فرایندکاوی سبب می شود تا ریسک ها دقیق تر و سریع تر شناسایی شوند و فرصت های پنهان نیز مشخص شوند. در واقع وقتی جریان واقعی شناسایی می شود بر اساس استفاده از رویدادهای واقعی می تواند سطح منطبقی با فرایندهای موجود را دنبال کرد. این برای سازمان‌هایی که از مدل‌هایی مثل مدل OKR استفاده می‌کنند نیز جذاب و مناسب است.

فرایندکاوی سبب می شود تا یک سری اقدامات اصلاحی صورت بگیرد به طوری که زمان و هزینه ذخیره سازی شود.

فرایندکاوی شرایط ترکیب با دیگر تحلیل ها را دارد و این کار سبب بهبود شرایط می شود.

با فرایندکاوی می تواند کاوش میان سازمانی نیز داشت به طوری که دسترس پذیری لاگ های سازمان به واسطه یک سری ابزارها اعم از محاسبات ابری آسانتر می شود. اینطور که مشخص است تغییرات تدریجی در هر سازمان توسط پروتکل های فرایند کاوی به خوبی ارزیابی می شود به طوری که هر نوع رفتار جانب گرایانه مورد بررسی قرار بگیرد.

 

اصول راهنمای فرایندکاوی

داده هایی که در بانک اطلاعاتی رویدادها وجود دارد می بایست به عنوان اقلام درجه یک شناخته شوند. در واقع لاگ ها باید قابل اعتماد باشند و سطح کاملی نیز داشته باشند و حریم شخصی و امنیت بالایی برای آن گزارش شده باشد.

نیاز است ساختار های پایه کنترل و جریان مورد پشتیبانی قرار بگیرد به طوری که زبان مدلسازی نیز مناسب و کاربردی باشد.

رویدادها می بایست مناسب به عناصر مدل باشد به طوری که فرایندکاوی بتواند انحراف ها و اختلاف ها را نیز مشخص کند. البته که سطح همبستگی بسیار مهم است.

مدل های موجود می بایست بر اساس یک رویکرد هدفمند دنبال شوند و فرایندکاوی می بایست مستمر باشد تا نتیجه بخش شود در غیر این صورت زمان و هزینه بیشتری می طلبد و مشکل ساز می شود.

ممکن است شما دوست داشته باشید
ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.