در سازمانهای بزرگ یا متوسط که تعداد زیادی نیروی انسانی دارند، یکی از نیازمندی‌های مهم این است که همه کارکنان بتوانند از یک بستر خدمات یکپارچه و سازمان یافته برای برقراری ارتباطات داخلی و خارج از سازمان بهره‌مند باشند. در طول روز معمولا تعداد زیادی درخواست، پیام و فایل بین کارکنان در حال رد و بدل شدن است و اگر قرار باشد افراد از مسیرهای دلخواه و غیر رسمی این تعاملات را پیش ببرند، آسیب‌های زیادی در دراز مدت به اطلاعات و امنیت سازمان وارد می‌شود.
چرا ایمیل سازمانی؟
فرض کنید که تیم فنی بخواهد اسناد یک پروژه محرمانه را صرف عادت از طریق یکی از پیام‌رسان‌های داخلی یا خارجی ارسال کند، یا این که درخواست‌های مهم خود را از طریق تلفن به همکاران خود اعلام کند. این مسئله منجر به عدم امکان پیگیری، نظارت و یکپارچگی در ارتباطات شده و حتی می‌تواند آسیب‌های امنیتی و دسترسی‌های ناخواسته به اطلاعات را ایجاد کند. به همین دلیل است که سازمان‌ها به کاربران خود تاکید می‌کنند کلیه ارتباطات رسمی و کاری خود را در بستر ابزارهای سازمانی انجام دهند. یکی از مهمترین این ابزارها، سرویس ایمیل سازمانی است که برای راه‌اندازی آن روش‌های زیادی وجود دارد. یکی از این روش‌ها استفاده از میزبانی یا هاست ایمیل است که در این مقاله قصد داریم با هم از جنبه‌های مختلف این روش را بررسی کنیم.
پیش از هرچیز با هم با مفهوم هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل آشنا خواهیم شد و در ادامه، با نیازمندی‌های ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی آشنا خواهیم شد. سپس، خواهیم دید که هاست ایمیل چه مزایا و چالش‌هایی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی به همراه دارد.
هاست چیست؟
خدمات میزبانی یا هاست، یکی از پایه‌های ظهور سرویس‌های اینترنتی است. هاست یا میزبانی به خدماتی گفته می‌شود که در آن یک فضای ذخیره‌سازی یا سرویس واقع در بستر اینترنت جهت استفاده در اختیار دیگران قرار می‌گیرد. با توجه به این که تکنولوژی‌ها و ابزارهای گوناگونی در این حوزه وجود دارد، انواع مختلفی از خدمات هاست توسط شرکت‌های ارائه دهنده به مشتریان عرضه شده است.
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل چیست؟
خدمات هاست ایمیل سرویسی است که برای ارائه خدمات ایمیل به صورت اختصاصی پیکربندی شده است. به عبارتی، در هاست ایمیل همه نیازمندی‌های لازم برای یک ایمیل سرور اعم از نرم‌افزارها و تنظیمات را دارد.
انواع مختلفی از هاست ایمیل وجود دارد. برخی از این هاست‌ها به صورت اختصاصی فقط در اختیار یک مشتری قرار می‌گیرند و برخی دیگر به صورت اشتراکی برای استفاده چند کاربر به طور همزمان در نظر گرفته شده است.
هزینه هاست ایمیل چقدر است
قیمت هاست ایمیل کاملا بستگی به خدمات ارائه شده و شرکت ارائه دهنده آن دارد. شرکت‌های خارجی و به نام ارائه دهنده هاست ایمیل، معمولا قیمت‌های بالایی برای خدمات خود دریافت می‌کنند که بسته به تعداد ایمیل و خدماتی که ارائه می‌دهند در چند سطح به مشتری پیشنهاد می‌شوند. قیمت خدمات هاست ایمیل خارجی به طور میانگین برای هر حساب ایمیل درماه از حدود 2 دلار (100 هزارتومان) شروع می‌شود.
شرکت‌های ایرانی ارائه دهنده خدمات هاست هم با قیمت‌های مختلفی اقدام به ارائه خدمات هاست ایمیل می‌کنند. البته نمی‌توان حد بالا و پایین قیمت این خدمات را مشخص کرد، چون کاملا بستگی به خدماتی دارد که به شما ارائه می‌شود. اما بطور میانگین قیمت هاست‌های ایمیل ایرانی از حدود 30 هزارتومان به ازای هر ایمیل در هر ماه شروع می‌شود.
ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی چه نیازمندی‌هایی دارد
شما در هر حوزه‌ای که مشغول به فعالیت باشید، دیر یا زود ناچار به راه‌اندازی ایمیل اختصاصی برای کسب و کار خود خواهید شد. چرا که استفاده از ایمیل رایگان برای تبادل پیام‌های کاری و مهم، لطمه زیادی به اعتبار و شهرت شما خواهد زد. برای این که یک ایمیل اختصاصی برای کسب و کار خودتان داشته باشید، پیش از هر چیز لازم است نیازمندی‌های آن را بشناسید. این نیازمندی‌ها شامل موارد زیر است:
- تهیه دامنه اختصاصی سازمانی یا شرکتی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل روی آن دامنه
- تعیین تعداد حساب ایمیل مورد نیاز سازمان یا شرکت
- تهیه زیرساخت سرویس ایمیل (خرید هاست، خرید ایمیل ابری یا هاست ایمیل و …..)
- راه‌اندازی و مدیریت سرویس ایمیل
دامنه مناسب برای ایمیل
داشتن دامنه اختصاصی، اولین نیازمندی ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی یا حتی ایمیل اختصاصی است. دامنه یا Domain معرف شما در بستر اینترنت است. شما با داشتن دامنه yourdomain.com می‌توانید ایمیل yourname@yourdomian.com را برای خود ثبت کنید. دامنه اختصاصی آدرس یکتا و منحصر به فردی است که شما با خرید آن می‌توانید علاوه بر ایمیل، کلیه خدمات و سرویس‌های سازمان یا کسب و کار خودتان را روی آن آدرس ارائه کنید.
شما می‌توانید در صورتی که از قبل دامنه اختصاصی تهیه نکرده باشید، با مراجعه به شرکت‌های ارائه دهنده خدمات دامنه، یک آدرس یکتا برای خود خریداری و ثبت کنید. در گام بعدی، باید تخمین بزنید که چند نفر از کاربران سازمان یا شرکت شما نیاز به استفاده از سرویس ایمیل دارند تا بتوانید به اندازه نیازی که دارید سرویس ایمیل تهیه کنید. پس از ارزیابی و تخمین تعداد ایمیل، شما می‌توانید زیر ساخت سرویس ایمیل را تهیه کنید. شما برای راه‌اندازی ایمیل اختصاصی خود چند روش پیش رو دارید:
- استفاده از برنامه ایمیل ارائه تحت هاست
- خرید هاست ایمیل
- خرید ایمیل ابری
- خرید هاست و نصب ابزارهای رایگان و راه‌اندازی توسط خودتان
در نهایت، آخرین مرحله، بهره برداری و مدیریت سرویس ایمیل است که شامل ساخت حساب کاربری برای کارکنان و مدیریت فضای ذخیره‌سازی و قابلیت‌های مختلف سرویس ایمیل است.
هر یک از روش‌های راه‌اندازی ایمیل را که انتخاب کنید مزایا و معایبی را با خود به همراه دارند. در ادامه با ما همراه باشید تا مزایا و معایب روش‌های مختلف راه‌اندازی ایمیل را بررسی کنیم.
مزایا و معایب ایمیل تحت هاست
برخی از کسب و کارها از قبل اقدام به خرید هاست برای سایت خود کرده‌اند و سایت خود را روی این هاست راه‌اندازی کرده‌اند. برخی از این هاست‌ها، پنلی برای مدیریت هاست در اختیار کاربران می‌گذارند و در این پنل امکان ساخت تعداد محدودی حساب ایمیل هم وجود دارد.
برخی از مهمترین مزایا و معایب ایمیل تحت هاست در ادامه بیان شده است:
مزایا :
- مدیریت هاست سایت و ایمیل از طریق یک پنل
- راه اندازی سریع و آسان
معایب :
- محدودیت تعداد حساب ایمیل (این محدودیت بسته به سرویس دهنده هاست متفاوت است)
- سرویس ایمیل بسیار ابتدایی و غیر حرفه‌ای (در سرویس‌های ایمیل تحت هاست، خدمات ایمیل به عنوان خدمات جانبی عرضه می‌شود)
- عدم دسترسی به پشتیبانی و راهبری تخصصی (در صورت قطعی هاست، سرویس ایمیل هم از دسترس خارج می‌شود)
- محدودیت در ابزارهای ارتباطی گروهی مانند تقویم سازمانی و مدیریت وظایف و …
- محدودیت‌های فنی در مهاجرت اطلاعات در صورت نیاز
همانطور که گفته شد، سرویس‌های ایمیل تحت هاست سایت، بسیار ساده و ابتدایی هستند و پشتیبانی تخصصی ایمیل روی آن وجود ندارد. به علاوه با توجه به محدودیت‌هایی که دارند، در بلند مدت در صورت افزایش تعداد کاربران و فضای مورد نیاز سرویس ایمیل به مشکل برمی‌خورند.
مزایا و معایب خرید هاست ایمیل اختصاصی
“هاست ایمیل” با توجه به این که صرفا برای ارائه خدمات ایمیل تنظیم شده است، نسبت به “ایمیل تحت هاست” انتخاب بهتری است. البته باید توجه داشته باشید که نباید این دو سرویس را با هم اشتباه بگیرید. هاست ایمیل را می‌توان یک سرویس آماده جهت ارائه سرویس ایمیل حرفه‌ای دانست که از پیش نرم‌افزارهای مورد نیاز سرویس ایمیل روی آن راه‌اندازی شده است.
مزایا :
- دسترسی به سرویس اختصاصی ایمیل
- امکان شخصی‌سازی بر اساس نیاز سازمان
- امکان استفاده بلافاصله بعد از خرید سرویس
- امکان استفاده از ابزارهای امنیتی تخصصی
- امکان انتخاب از میان شرکت‌های مختلف با قابلیت‌ها و مزایای مختلف جهت یافتن مناسب‌ترین خدمات (پشتیبانی و ابزارهای جانبی و ….)
- مهاجرت راحت‌تر و در زمان کوتاه
- جدا بودن سرویس های دیگر سازمان از سرویس ایمیل و در نتیجه مدیریت بهتر هر دو
معایب :
- بلااستفاده ماندن ظرفیت هاست ایمیل در ابتدای راه‌اندازی سرویس
- هزینه بالا در صورت خرید هاست اختصاصی
سرویس ایمیل ابری
سرویس‌های ابری، به خدماتی گفته می‌شود که به صورت سرویس آماده به کاربران ارائه می‌شود و نیازی به تهیه زیرساخت و نیازمندی‌های اولیه توسط کاربران ندارد. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ابری، یک سرویس را بطور کامل راه‌اندازی و قابل استفاده می‌کنند. سپس این سرویس را جهت استفاده در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهند. تفاوت ایمیل ابری با هاست ایمیل این است که شما دقیقا به اندازه نیازمندی خود می‌توانید سرویس را خریداری کنید، بدون این که لازم باشد بیشتر از نیاز خود هزینه پرداخت کنید.
مزایا :
- دسترسی به سرویس ایمیل حرفه‌ای
- امکان خرید به اندازه نیازمندی
- امکان افزایش تعداد کاربران و گسترش سرویس بدون تاثیر روی سرویس قبلی
- هزینه بسیار کمتر
- برخورداری از خدمات پشتیبانی و راهبری جامع بدون نیاز به صرف هزینه بیشتر
- مهاجرت راحت تر
- جدا بودن سرویس ایمیل از سایر سرویس‌های سازمان یا شرکت
