برگردید به روزگاران گذشته، زمانی که پول هنوز اختراع نشده بود و مبادله کالا به کالا انجام می‌گرفت! از آن زمان فاکتور نقش مهمی در زندگی بشر داشته است! از کجا می‌دانیم؟ فرض کنید بلوطی از روی یک درخت برداشته اید و قصد دارید آن را با یک شتر مبادله کنید. آیا نمی‌خواهید در ازای بلوط، یک شتر سالم تحویل بگیرید؟ چه چیزی بهتر از یک فاکتور برای اثبات سالم بودن بلوطی که داده اید و شتری که گرفتید؟ البته حقیقتا نمی‌دانیم فاکتور را چگونه و کجا ثبت می‌کرده اند اما می‌دانیم که منطقا فاکتوری در کار بوده است. چاپ فاکتور روز به روز پیشرفت کرده تا امروزه به جایی رسیده است که انواع فاکتور های کاغذی و حتی دیجیتال به بازار آمده و مطرح شده اند. با ما همراه باشید.
فاکتور چیست؟
پیش از آنکه بخواهیم به موضوع اصلی این مقاله بپردازیم، لازم دیدیم ابتدا با فاکتور آشنا شویم و سپس به سراغ انواع مختلف آن برویم.
فاکتور، سندی برای تایید معامله کالاست که در آن، اطلاعات محصول فروخته شده درج می‌شود تا بعدا مشکلی برای طرفین به وجود نیاید. طبق قانون، صدور فاکتور رسمی برای کالاهای مشمول مالیات الزامی می‌باشد و در صورت عدم صدور فاکتور مالیاتی یا رسمی، آن کالا جزو کالاهای قاچاق محسوب می‌شود.
چرا چاپ فاکتور مورد نیاز است؟
چاپ فاکتور دلایل گوناگونی دارد که از مهمترین دلایل آن ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- صدور فاکتور الزامی است!
- بعدا دچار مشکلاتی از قبیل اعتراض خریدار راجع به محصول فروخته شده نمی‌شوید.
- اعتماد مشتری جذب می‌شود.
- در صورت داشتن شریک، بین شرکا اختلافی بابت فروش محصولات پیش نمی‌آید.
- با محصولات پرفروش خود زودتر آشنا می‌شوید و می‌توانید نسبت به تمدید موجودی آن ها اقدام کنید.
فاکتور فیزیکی چیست؟
فاکتور فیزیکی یا فاکتور کاغذی، تمامی انواع فاکتور را شامل می‌شود که انتخاب هرکدام از آن ها، بستگی به نوع کسب و کار شما و همچنین مشتریان شما دارد. فاکتورهای کاغذی شامل فاکتور رسمی، فاکتور کاربن لس، فاکتور قبضی، فاکتور تحریر، فاکتور گلاسه و فاکتور تک برگی می‌شود. هرکدام از آن ها برای کسب و کارهای گوناگون کاربرد دارند.
مزایای فاکتور کاغذی چیست؟
فاکتور های کاغذی مزایای زیادی دارند که هرکدام از آن ها، می‌تواند دلیلی کافی برای استفاده از این نوع فاکتور ها باشد. همچنین همانطور که گفتیم، فاکتور ها انواع مختلفی نیز دارند که می‌توانید بسته به کارایی و نیازتان، از آن ها استفاده کنید. در این قسمت به مزایای فاکتور های فیزیکی خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
آسودگی خاطر
همانطور که گفتیم فاکتور، سند فروش کالاست. طبیعتا هرکس دوست دارد سندی که دارد به صورت فیزیکی در دسترس باشد. حال این سند می‌تواند سند خانه باشد یا سند خودرو و یا فاکتور؛ در هر حال شما خیالتان راحت است محصولی که خریداری کرده اید دارای سند بوده و سندش در جایی امن پیش خودتان است.
فروش مجدد آسان
اگر شما بخواهید کالایی که دارید را بفروشید، با وجود فاکتور بسیار راحت تر می‌توانید اینکار را انجام دهید. مخصوصا کالاهایی مانند طلا و جواهرات که اصلا بدون فاکتور خرید نمی‌توانید آن ها را بفروشید و برای فروش به تمام طلا فروشی ها، ارائه فاکتور خرید الزامی است.
حساب و کتاب آسان
با وجود یک فاکتور فیزیکی و در دسترس، شما می‌توانید در هر لحظه ای که بخواهید به حساب و کتاب کسب و کار خود بپردازید و تمام کم و کسری های خود را بررسی کنید. همچنین می‌توانید بسیار سریع با پرفروش ترین محصولات خود آشنا شوید و پیش از تمام شدن کالا، آن ها را تمدید کنید.
عدم اعتراض ناحق هر یک از طرفین معامله
با داشتن فاکتور، شما می‌توانید در صورتی که خریدار به سراغ شما آمد و ادعا کرد که کالای معیوب و یا ناقص دریافت کرده است، با خیال راحت از حق خود دفاع کنید. همچنین عکس این قضیه نیز صادق است. اگر کالایی را خریداری کرده اید و مشکلی داشته است، با فاکتور خود به سراغ فروشنده بروید و حق خود را بگیرید.
فاکتور الکترونیکی چیست؟
فاکتور الکترونیکی، توسط نرم افزارهای کامپیوتری صادر می‌شود و درست مانند فاکتور های کاغذی، امکان پیگیری محصول خریداری شده را دارا می‌باشند. بنابراین اگر از کسب و کار آنلاینی خریداری کردید، می‌توانید با خیال راحت، از پیگیری و تمام حقوق و مزایایی که فاکتور های کاغذی دارند، برخوردار شوید و نگران بی ارزش بودن آن ها نباشید.
فاکتور الکترونیکی چه مزایایی دارد؟
فاکتور های الکترونیکی نیز مانند فاکتور های کاغذی، مزایایی دارند که هرکدام از آن ها، می‌تواند دلیل خوبی برای استفاده از این فاکتور ها باشد. در ادامه به معرفی هرکدام از این مزایا می‌پردازیم.
صرفه جویی در مصرف کاغذ
مدت هاست که قطع درختان، به یک دغدغه بزرگ تبدیل شده است و همین امر سبب شده است تا جایی که امکان دارد، از قطع درختان جلوگیری شود. واقعا هم بستگی به نوع آن کسب و کار ندارد، هرکس تا جایی که می‌تواند باید تلاش کند که درختان کمتری از بین بروند. چاپ فاکتور الکترونیکی هم می‌تواند یکی از این روش ها باشد که به جای فاکتورهای کاغذی که گاها ممکن است سال ها استفاده نشوند، از فاکتور دیجیتال استفاده شود.
احتمال بروز خطای کمتر
هنگام نوشتن فاکتور های کاغذی، احتمال اشتباه نوشتن زیاد است. مخصوصا اینکه اغلب فروشندگان به سرعت می‌نویسند و همین باعث می‌شود اشتباه و خط خوردگی به وفور در میان فاکتور های کاغذی دیده شود در حالی که فاکتور الکترونیکی، به دلیل از قبل آماده بودن امکان خطای نه صفر اما بسیار پایین تری دارد. همچنین فاکتور های الکترونیکی چون تایپ شده هستند مرتب تر نیز می‌باشند.
فضای کم نگهداری از فاکتور ها
یکی از معضلات چاپ فاکتور کاغذی، نگهداری از آن هاست. این قضیه پس از گذشت هر ماه بیشتر می‌شود؛ چرا که حجم فاکتور های صادر شده بیشتر می‌شود. در صورتی که فاکتور الکترونیکی، فضای چندانی نمی‌گیرد که آن هم در فضای ابری است و در نتیجه دیگر مشکلات محل نگهداری در آن ها وجود ندارد.
طبقه بندی و دسترسی راحت تر
پیدا کردن یک فاکتور قدیمی در بین فاکتور های کاغذی، کار راحتی حتی با وجود شماره قبض و شماره فاکتور نیست اما در صورت صدور فاکتور الکترونیکی، تنها یک سرچ ساده کافی است تا به هر فاکتوری که نیاز دارید، به سرعت دسترسی داشته باشید.
امنیت بیشتر و احتمال گم شدن کمتر
شما خیالتان از گم نشدن و حفظ امنیت فاکتور های دیجیتال راحت است، برخلاف فاکتور های کاغذی که ممکن است در انبار تکانی و یا اتفاقات گوناگون مختلف گم شوند. همچنین در فاکتور های الکترونیکی، امکان جعل و تقلب و کلاهبرداری بسیار کمتر است؛ در حالی که در فاکتور های کاغذی، ممکن است کسی با جعل دست خط فروشنده، مواردی را به فاکتور بیفزاید یا کم کند.
از بین نرفتن در طول سال ها
چه احساسی پیدا خواهید کرد اگر فاکتور محصول گران قیمتی که خریده اید از بین برود یا پاک شود و یا حتی پاره شود؟ در فاکتور الکترونیکی این مشکل وجود ندارد و پس از گذر سال ها هم، فاکتور کاملا سالم و بدون هیچ مشکلی باقی می‌ماند.
فاکتور الکترونیکی چند نوع است؟
فاکتور الکترونیکی دارای دو نوع است، فاکتور دارای ساختار مشخص و فاکتور بدون ساختار مشخص، هرکدام از این دو نوع فاکتور، بسته به نیاز شما قابل استفاده است و استفاده از آن ها بستگی به خودتان و همچنین مشتری هایتان دارد.
فاکتور دارای ساختار مشخص
همانطور که از نام این نوع فاکتور مشخص است، این فاکتور دارای ساختاری از پیش مشخص شده است و فقط قسمت های متغیر باید توسط فروشنده تغییر پیدا کنند. البته امکان اینکه تمامی قسمت ها توسط خود نرم افزار کامل شوند نیز وجود دارد.
فاکتور بدون ساختار از پیش تعیین شده
این نوع فاکتور های الکترونیکی، معمولا همان فاکتور های کاغذی هستند که اسکن می‌شوند و به صورت pdf، در اختیار مشتری و سازمان ها قرار می‌گیرند. دلیل اینکه از کلمه معمولا استفاده کردیم، به خاطر این است که می‌توانید خودتان به صورت دستی، یک فاکتور دیجیتالی بسازید، حال با استفاده از نرم افزار paint، word و یا هر برنامه دیگری.
فاکتور الکترونیکی بهتر است یا فاکتور کاغذی؟
پاسخ به این سوال بستگی به خودتان دارد؛ ما فقط سعی کردیم با معرفی هرکدام از آن ها و مزایایی که دارند، به شما دید بازتری برای انتخاب هرکدام از آن ها بدهیم. توجه داشته باشید در نهایت تصمیم با خودتان است و هرکدام از آن ها مزایای بی نظیری دارد که می‌تواند دلیل قانع کننده ای برای انتخاب آن ها باشد.