آیا تا به حال احساس کرده‌اید که صندوق ورودی ایمیل شما چاهی بی‌پایان از پیام‌های خوانده نشده، شلوغی تبلیغاتی و ایمیل‌های مهمی است که در میان این هرج و مرج مدفون شده‌اند؟ شما تنها نیستید.
مدیریت ایمیل‌ها می‌تواند طاقت‌فرسا باشد، به ویژه هنگامی که صندوق ورودی شما روزانه با حجم زیادی از پیام‌ها پر می‌شود. اما اگر بتوانید کنترل را در دست گرفته و سیستمی ایجاد کنید که به نفع شما کار کند، نه علیه شما، چه؟ ابزارهای قدرتمند جیمیل مانند فیلترها، برچسب‌ها و دسته‌ها برای کمک به شما در ساده‌سازی صندوق ورودی و بازیابی زمانتان طراحی شده‌اند.
در این راهنما، کشف خواهید کرد که چگونه جیمیل خود را به یک نیروگاه بهره‌وری تبدیل کنید و مدیریت ایمیل را آسان‌تر و کارآمدتر از همیشه سازید.
از طریق این آموزش گام به گام، خواهید آموخت که چگونه فیلترهای سفارشی برای خودکارسازی کارهای تکراری ایجاد کنید، از برچسب‌ها برای سازماندهی دقیق ایمیل‌ها استفاده نمایید و تفاوت بین دسته‌های داخلی جیمیل و برچسب‌های تعریف شده توسط کاربر را درک کنید.
چه به دنبال اولویت‌بندی ایمیل‌های رئیس خود باشید، چه قصد حذف پیام‌های تبلیغاتی را داشته باشید یا به سادگی بخواهید صندوق ورودی خود را کمتر طاقت‌فرسا کنید، این راهنما شما را پوشش می‌دهد. در پایان، یک سیستم شخصی‌سازی شده برای حفظ آراستگی، دسترسی آسان و بدون استرس صندوق ورودی خود خواهید داشت.
آشنایی با رابط کاربری جیمیل
برای استفاده حداکثری از ابزارهای جیمیل، آشنایی با رابط کاربری آن مهم است. جیمیل ایمیل‌ها را در دسته‌های تعریف شده توسط سیستم مانند اصلی، تبلیغات و اجتماعی سازماندهی می‌کند که به صورت تب در بالای صندوق ورودی شما نمایش داده می‌شوند. علاوه بر این، جیمیل شامل پوشه‌هایی مانند صندوق ورودی، به تعویق افتاده، ارسال شده، پیش نویس‌ها، هرزنامه و زباله‌دان است که از پنل سمت چپ قابل دسترسی هستند. این پنل می‌تواند بر اساس ترجیحات شما برای نمایش یا پنهان کردن دسته‌ها و برچسب‌های خاص سفارشی شود.
به عنوان مثال، اگر اغلب تب تبلیغات را بررسی می‌کنید اما به ندرت از تب اجتماعی استفاده می‌نمایید، می‌توانید تنظیمات خود را برای اولویت‌بندی تب‌هایی که برایتان مهم‌تر هستند، تغییر دهید. این سفارشی‌سازی تضمین می‌کند که رابط کاربری جیمیل شما تمیز، شهودی و متناسب با نیازهای منحصر به فرد شما باقی بماند.
نحوه ایجاد فیلترها
فیلترها یکی از قدرتمندترین ابزارهای جیمیل برای مدیریت صندوق ورودی شما هستند. آن‌ها به شما امکان می‌دهند تا اقدامات مربوط به ایمیل‌های ورودی را بر اساس معیارهای خاصی مانند فرستنده، موضوع، کلمات کلیدی یا تاریخ، خودکارسازی کنید. تنظیم فیلترها می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کرده و به شما در حفظ یک صندوق ورودی سازمان‌یافته کمک کند. برای ایجاد یک فیلتر، این مراحل را دنبال کنید:
- روی نوار جستجو در بالای صندوق ورودی خود کلیک کرده و معیارهای فیلتر خود، مانند فرستنده، موضوع یا کلمه کلیدی خاص را وارد کنید.
- روی نماد فیلتر (یک قیف کوچک) کلیک کنید تا جستجوی خود را بیشتر اصلاح کنید و در صورت نیاز، معیارهای اضافی را اضافه نمایید.
- گزینه “ایجاد فیلتر” را انتخاب کرده و اقداماتی را که می‌خواهید جیمیل انجام دهد، مانند علامت‌گذاری ایمیل‌ها به عنوان خوانده شده، ستاره‌دار کردن آن‌ها، اعمال یک برچسب یا بایگانی کردن آن‌ها، انتخاب کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید یک فیلتر برای برچسب‌گذاری خودکار ایمیل‌های رئیس خود به عنوان “مهم” یا بایگانی کردن ایمیل‌های تبلیغاتی از یک خرده فروش خاص ایجاد کنید. فیلترها با خودکارسازی کارهای تکراری، به شما کمک می‌کنند تا بر روی آنچه مهم‌تر است تمرکز کرده و در عین حال صندوق ورودی خود را سازماندهی کنید.
آموزش سازماندهی ایمیل‌ها با برچسب‌ها
برچسب‌ها ابزاری همه‌کاره برای دسته‌بندی و سازماندهی ایمیل‌های شما هستند. برخلاف پوشه‌ها، که نیاز دارند ایمیل‌ها در یک مکان واحد ذخیره شوند، برچسب‌ها را می‌توان به طور همزمان به چندین ایمیل اعمال کرد. این انعطاف‌پذیری به شما امکان می‌دهد تا یک سیستم پویا و کارآمد برای مدیریت صندوق ورودی خود ایجاد کنید. حتی می‌توانید برچسب‌های تودرتو برای ایجاد یک ساختار سلسله مراتبی برای سازماندهی دقیق‌تر ایجاد کنید.
برای ایجاد یک برچسب:
- به پنل سمت چپ بروید، روی “بیشتر” کلیک کرده و “ایجاد برچسب جدید” را انتخاب کنید.
- نامی برای برچسب خود وارد کرده و در صورت تمایل، آن را زیر یک برچسب موجود برای سازماندهی بهتر قرار دهید.
- برچسب‌ها را به صورت دستی به ایمیل‌های جداگانه یا به طور خودکار از طریق فیلترها برای کارایی بیشتر اعمال کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید برچسبی به نام “خبرنامه‌ها” ایجاد کرده و یک فیلتر برای اعمال آن به همه ایمیل‌های اشتراک تنظیم کنید. این رویکرد تضمین می‌کند که صندوق ورودی شما مرتب باقی می‌ماند و در عین حال پیدا کردن انواع خاصی از ایمیل‌ها در صورت نیاز آسان می‌شود.
دسته‌ها در مقابل برچسب‌ها: تفاوت چیست؟
درک تفاوت بین دسته‌ها و برچسب‌های جیمیل برای مدیریت مؤثر ایمیل بسیار مهم است. در حالی که هر دو برای سازماندهی صندوق ورودی شما عمل می‌کنند، به روش‌های متفاوتی کار می‌کنند:
- دسته‌ها: این‌ها گروه‌بندی‌های تعریف شده توسط سیستم، مانند اصلی، تبلیغات و اجتماعی هستند که به طور خودکار ایمیل‌ها را بر اساس نوع آن‌ها مرتب می‌کنند. دسته‌ها قابل تنظیم نیستند اما سطح وسیعی از سازماندهی را ارائه می‌دهند.
- برچسب‌ها: این‌ها توسط کاربر ایجاد شده و بسیار قابل تنظیم هستند. می‌توانید برچسب‌ها را در صورت نیاز ایجاد، تغییر نام و حذف کنید، که آن‌ها را برای سازماندهی شخصی‌سازی شده ایده‌آل می‌سازد. برچسب‌ها همچنین می‌توانند به چندین ایمیل اعمال شوند و در ترکیب با فیلترها برای مرتب‌سازی خودکار مورد استفاده قرار گیرند.
به عنوان مثال، در حالی که دسته تبلیغات همه ایمیل‌های بازاریابی را گروه‌بندی می‌کند، می‌توانید برچسبی به طور خاص برای “تخفیف‌های سفر” برای اصلاح بیشتر سازماندهی خود ایجاد کنید. این ترکیب از دسته‌های تعریف شده توسط سیستم و برچسب‌های تعریف شده توسط کاربر به شما امکان می‌دهد تا صندوق ورودی خود را متناسب با نیازهای خاص خود تنظیم کنید.
کاربردهای عملی فیلترها و برچسب‌ها
ویژگی‌های فیلتر و برچسب‌گذاری جیمیل را می‌توان به روش‌های مختلفی برای بهبود گردش کار و حفظ یک صندوق ورودی سازمان‌یافته به کار برد. در اینجا چند نمونه عملی آورده شده است:
- ایمیل‌های مدیر خود را به طور خودکار به عنوان “فوری” برچسب زده و آن‌ها را به عنوان مهم علامت‌گذاری کنید تا مطمئن شوید در صندوق ورودی شما برجسته می‌شوند.
- فیلتری برای بایگانی کردن ایمیل‌های تبلیغاتی از خرده فروشان خاص ایجاد کنید و آن‌ها را در عین دسترسی در دسته تبلیغات، از تب اصلی خود خارج نگه دارید.
- ایمیل‌های مرتبط با کار را با ایجاد برچسب‌های تودرتو، مانند “پروژه‌ها” با زیر برچسب‌هایی برای مشتریان یا وظایف فردی، برای ساده‌سازی گردش کار خود سازماندهی کنید.
این استراتژی‌ها نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه تضمین می‌کنند که صندوق ورودی شما کاربردی و آسان برای پیمایش باقی می‌ماند، حتی با افزایش حجم ایمیل‌ها.
به حداکثر رساندن بهره‌وری با جیمیل
با ترکیب فیلترها، برچسب‌ها و دسته‌ها، جیمیل می‌تواند به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت ارتباطات و افزایش بهره‌وری تبدیل شود. سفارشی‌سازی رابط کاربری خود، خودکارسازی کارهای تکراری و سازماندهی ایمیل‌ها بر اساس گردش کارتان به شما کمک می‌کند تا بر روی صندوق ورودی خود مسلط باشید. چه در حال مدیریت مکاتبات کاری، پیام‌های شخصی یا محتوای تبلیغاتی باشید، ویژگی‌های جیمیل انعطاف‌پذیری و کنترل لازم برای حفظ یک سیستم ایمیل کارآمد را فراهم می‌کنند.
با آزمایش فیلترها و برچسب‌ها شروع کنید تا کشف کنید چه چیزی برای نیازهای شما بهترین کارایی را دارد. با گذشت زمان، یک سیستم شخصی‌سازی شده ایجاد خواهید کرد که صندوق ورودی شما را سازماندهی کرده، اطمینان حاصل می‌کند که پیام‌های مهم به راحتی پیدا می‌شوند و به شما امکان می‌دهد تا بر روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.
