رسمی کردن فعالیت های تجاری یا اجتماعی، نیازمند تاسیس نهادهایی است که از آنها تحت عنوان شرکت یاد می شود. این سازمان های کوچک و بزرگ، مجموعه ای از افراد و اقداماتی هستند که در راستای منافع یکدیگر عمل می کنند و در نهایت منجر به نتیجه ای می شوند که از قبل برای آنها تعریف شده است. ثبت شرکت، یک اقدام بسیار حیاتی در هدفمند بودن و ساختارمندی این فعالیت ها خواهد بود.
ثبت شرکت چیست؟
مشارکت در انجام اموری که همگی در مسیر تحقق هدف یا اهداف مشخصی باشند، نیازمند راه اندازی مفهومی به نام شرکت است. شرکت ها به عنوان نهادی هستند که سال ها است نشان دهنده رسمی بودن فعالیت های گروهی از افراد بوده اند. در واقع همین واحد سازمانی که اتفاقا می تواند از بسیار کوچک تا بسیار بزرگ متغیر باشد، محل تشکیل جلسات، اخذ تصمیمات و نهایتا بررسی نتایج خواهد بود.
تعریف رسمی چنین نهادی در کشور، مطابق با قوانین مدون و مصوب در گرو ثبت آن در سازمان متنوع و قانونی آن می باشد. در واقع افرادی که متقاضی ثبت شرکت هستند، باید در اقدامی کاملا تعیین شده همراه با مدارکی معین، به سازمان ثبت شرکت ها مراجعه کنند و مجوزهای لازم را از این بخش دولتی دریافت کنند.
با ثبت موفق یک شرکت در سازمان اسناد کشوری، دیگر از آن لحظه تمامی فعالیت های این نهاد تحت نظر و حمایت قانون خواهد بود. کارها منظم می شوند و سازماندهی خوبی برای اجرای مرتب آنها انجام خواهد شد. هر یک از مراجعه کنندگان به چنین شرکتی، با مشاهده مجوزهای قانونی صادر شده، نسبت به نام و اعتبار شرکت اعتماد کامل خواهند داشت.
سازمان های دولتی در مواجهه با چنین نهادی، کاملا نسبت به حمایت از فعالیت های آن اقدام خواهند کرد و می توانند با دادن امتیازاتی مثل مشارکت در مزایده ها و مناقصات، تخصیص وام ها و سایر موارد مشابه، امکان رشد و توسعه بیشتری را برای شرکت ها فراهم کنند.
مدارک لازم برای ثبت شرکت
برای شروع کار باید به مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت اشاره کنیم که شامل موارد زیر خواهد بود :
- مدارک و اسناد هویتی افراد حقیقی و حقوقی متقاضی ثبت
- سندی موسوم به شرکت نامه
- درخواست یا همان تقاضانامه رسمی به اداره متبوع
- افتتاح حساب در سامانه قوه قضاییه موسوم به ثنا برای تمامی مشارکت کنندگان
- اساسنامه شرکت
- اسناد مربوط به تایید محل استقرار شرکت
- توضیح کامل در مورد مفهوم حق امضای مشارکت کنندگان
- انتخاب اسم برای شرکت مطابق با تمامی قواعد اشاره شده در قانون رسمی
- صورتجلسه های مجمع عمومی و هیات مدیره
- قیش تاییده واریز بخشی از سرمایه در آغاز فعالیت
با آماده سازی هر یک از این اسناد، باید به دقت آنها را از طریق متخصصین امر در این زمینه مورد صحت سنجی قرار داد تا روند دچار وقفه و مشکل نشود. به همین دلیل است که معمولا توصیه می شود در طی این مراحل حتما از مشاوره شرکت های فعال استفاده کنید.
هر چند همان طور که اشاره شد، هر یک از شرکت های مختلف دارای مراحل خاصی برای ثبت هستند اما مراحل زیر را می توان به صورت کلی برای آن ذکر نمود.
مفهوم ثبت شرکت
در ثبت شرکت های مختلف از انواع گوناگون آن که در ادامه به آن اشاره می شود، نیاز به طی روند مشخصی است که باید مطابق با یک سلسله گام های تعیین شده انجام شود. اشتراکات این موضوع را می توان به صورت رسمی به عنوان روند ثبت شرکت نامگذاری کرد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.
در ثبت یک شرکت، متقاضی باید به سازمان ذی صلاح آن که در قانون قید شده است مراجعه کند و درخواست رسمی خود را همراه با یک سری اسناد قانونی در اختیار آنها قرار دهد. این نهاد دولتی با بررسی های دقیق نسبت به صحت و صلاحیت این موارد، اقدام به پذیرش یا رد درخواست خواهد کرد.
مراحل ثبت شرکت
- قبل از هر گامی باید در مورد نوع شرکتی که متقاضی ثبت آن هستید، به نتیجه دقیق و درستی برسید. حتما با شرکای خود در این ارتباط صحبت کرده و آن را نهایی کنید.
- اگر احساس می کنید که برای آغاز یک فعالیت تجاری یا مدنی نیازمند استفاده از شرکای بیشتری هستید، حتما به سراغ آنها بروید و مجموعه کاملی را برای خود انتخاب نمایید.
- حال باید در مورد سرمایه هر یک از مشارکت کنندگان تصمیم بگیرید. برخی از قوانین نسبت به تعیین حداقل ها در این مورد تعیین شده است که باید به آنها توجه کنید.
- نام شرکت را به دقت و بر اساس قاعده رسمی آن تعیین کنید و آن را به ثبت نهایی در اداره متبوع برسانید.
- در مورد اختیار هر یک از اعضای موسس و یا سهامداران صحبت کنید. چارت ها را رسم کرده و سلسله مراتب تصمیمات و حق امضاء را کاملا شفاف نمایید.
- از وکلای رسمی برای آغاز ثبت مشورت بگیرید و یا با واگذاری اختیار به آنها، روند ثبت تقاضانامه و ارائه مدارک را شروع کنید.
- بعد از ثبت باید ثبت شرکت تان را از طریق روزنامه ها و اعلامیه های رسمی برای عموم اطلاع رسانی کنید.
انواع شرکت ها
طبق قوانین رایج کشور، می توان هفت نوع شرکت را در ساختار بخش دولتی و خصوصی کشور مشاهده کرد:
- شرکت هایی تحت عنوان سهامی: نهادهایی که از دو حالت عام و خاص تشکیل شده است و تفاوت میان آنها از منشاء تامین سرمایه به وجود می آید. اگر تنها تاسیس کنندگان این شرکت اقدام به تامین سرمایه کرده باشند، سهامی خاص و در غیر این صورت و با مشارکت بخش های بیرونی برای تامین مالی، سهامی عام خواهند بود.
- شرکت هایی تحت عنون مسئولیت محدود: اغلب این نوع از شرکت ها برای فعالیت های تجاری و با تعداد محدودی از افراد تشکیل می شوند. مسئولیت محدود به معنای مسئولیت هر یک از شرکاء به اندازه میزان سرمایه آورده می باشد.
- شرکت هایی تحت عنوان تضامنی: در این حالت ضمانت باز پرداخت دیون شرکت بر عهده هر یک از شرکاء خواهد بود حتی اگر تمامی دارایی های آن برای پرداخت این میزان از قروض کافی نباشد. همچنین هیچ محدودیتی برای میزان سرمایه وجود نخواهد داشت.
- شرکت هایی تحت عنوان مختلط غیرسهامی: یک ترکیب بسیار ایده آل از شرکت تضامنی و مسئولیت محدود می باشد.
- شرکت هایی تحت عنوان مختلط سهامی: ترکیبی از شرکت های سهامی و تضامنی خواهد بود.
- شرکت هایی تحت عنوان نسبی: این نوع از شرکت ها هم اغلب برای کاربردهای تجاری تشکیل می شوند. نام حداقل یکی از شرکاء باید در عنوان شرکت نسبی قید شود و مابقی مشارکت کنندگان تحت عنوان هایی مانند برادران یا هر اسم مشابه مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
- شرکت هایی تحت عنوان تعاونی: مجموعه ای از افراد با جایگاه های حقیقی و حقوقی که نوع مشارکت آنها به صورت همکاری های متقابل و بهبود شرایط موجود خواهد بود. از شروط اصلی تشکیل یک شرکت تعاونی، مشارکت حداقل هفت نفر در این روند خواهد بود.