یکی از مشاغل محبوب در بازار کار، شغل کارمند اداری است. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در طول سال، آگهی‌های شغلی مرتبط با استخدام کارمند اداری را منتشر می‌کنند. این موضوع بیانگر اهمیت و جایگاه شغل امور اداری در کسب‌وکارهای مختلف است. ازآنجایی‌که در شرح وظایف کارمندان به مسئولیت‌های مختلفی اشاره می‌شود، آشنایی با شرح وظایف کارمند اداری برای کارجویان ضروری خواهد بود.
به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم قبل از ارسال رزومه به آگهی‌های استخدام کارمند اداری، حتما به شرح وظایف مسئول اداری که در این مطلب آورده شده است، توجه کنید. در این مقاله با معرفی شغل امور اداری، می‌کوشیم تا اطلاعات کاملی را در رابطه با مهارت های لازم برای کار اداری در اختیار شما قرار دهیم. همچنین با شرح وظایف کارمند اداری، شما را با وظایف کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها آشنا خواهیم نمود.
شرح شغل کارمند اداری
احتمالا شما هم در هنگام مراجعه به یکی از ادارات دولتی، از یک کارمند اداری برای انجام کارهای خود کمک خواسته‌اید. معمولا هر شرکت یا سازمان دارای تعداد مشخصی نیروی کاری، برای انجام امور اداری مربوط به خود است.
به دلیل اهمیت بسیار زیادی که شغل امور اداری در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف دارا است، معمولا کسب‌وکارها و نهادهای مختلف به استخدام کارمند اداری نیاز دارند. شرکت مخابرات ایران، شرکت توزیع نیروی برق تهران بزرگ، شرکت آب و فاضلاب استان تهران و سازمان امور مالیاتی کشور، تنها برخی از سازمان‌هایی هستند که به امور اداری خود، از طریق جذب و استخدام نیروی کارمند رسیدگی می‌کنند.
این در حالی است که بسیاری از شرکت‌های خصوصی با انتشار آگهی‌های استخدامی خود در شغل امور اداری، نسبت به جذب و استخدام کارجویان خانم و آقا در این حرفه اقدام می‌کنند. در حقیقت می‌توان شغل امور اداری را یکی از مشاغل مهم در چارت سازمانی مراکز خدماتی، آموزشی و درمانی دانست. برای مشاهده جدیدترین آگهی‌های استخدام کارمند اداری در بیمارستان، دانشگاه‌های علوم پزشکی و…، روی لینک مورداشاره کلیک کنید.
سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که: «کارمند اداری کیست؟». در حقیقت کارمند اداری را می‌توان فردی دانست که وظیفه رسیدگی به امور اداری را در یک اداره، سازمان یا دفتر شرکت بر عهده دارد. در شرح وظایف کارمندان اداری، معمولا انجام وظایفی مانند تایپ کردن نامه‌های اداری، تکمیل فرم خام و پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی مشاهده می‌شود.
بااین‌حال وظایف کارکنان سازمان‌ها ممکن است از یک سازمان به سازمانی دیگر متفاوت باشد. در ادامه این مقاله ضمن بررسی برخی از مهم‌ترین شرایط استخدامی و مهارت های لازم برای کار اداری، به شرح وظایف کارمند اداری به صورت کلی و شرح وظایف مسئول اداری فروش و منابع انسانی نگاهی خواهیم انداخت.
شرایط و مهارت های لازم برای کار اداری
پیش از امضای نمونه قرارداد یا نمونه فرم استخدام کارمند اداری، بهتر است از داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌ها جهت انجام وظایف مرتبط با شغل امور اداری مطمئن شوید. در ادامه، فهرستی از شرایط و مهارت های لازم برای کار اداری آورده شده است:
– سابقه کاری مرتبط در شغل امور اداری
– آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای آفیس مانند برنامه‌های ورد و اکسل
– روابط عمومی قوی
– توانایی پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و مراجعه‌کنندگان
– آشنایی به امور اداری و دفتری
– جزئی‌نگری
– مسئولیت‌پذیری
– روحیه کار تیمی
– تایپ سریع
– حداقل مدرک تحصیلی دیپلم
– توانایی انجام چند کار به شکل هم‌زمان
چنانچه قصد دارید در شغل امور اداری مشغول به کار شوید، بهتر است در دوره‌های مرتبط با آموزش برنامه‌های آفیس شرکت کنید. شرکت در دوره‌های آموزشی با عناوینی مانند «آموزش اکسل برای کارمندان»، «آموزش کار با اکسل» و «آموزش نوشتن نامه اداری در ورد»، می‌تواند به استخدام شدن شما در شغل امور اداری کمک فراوانی نماید.
شرح وظایف کارمند اداری
یکی از موضوعات بسیار مهمی که باید پیش از امضای فرم قرارداد استخدام کارمند اداری موردتوجه قرار گیرد، آشنایی با شرح وظایف مسئول اداری است. کسب‌وکارهای مختلف برای انجام اموری مانند جمع‌آوری اطلاعات از مشتریان و تکمیل فرم خام سازمانی، ارسال و دریافت فکس، نسخه‌برداری از اسناد مختلف و اسکن مدارک، به استخدام کارمند اداری نیاز دارند. در ادامه، برخی از مهم‌ترین مسئولیت‌های موردتوجه در شرح وظایف کارمند اداری آورده شده است:
– نگهداری از پرونده‌ها و اسناد اداری
– به‌روزرسانی اطلاعات موجود در پرونده‌ها
– دریافت نامه‌های اداری و ارسال آن‌ها به واحدهای موردنظر
– تایپ و آماده‌سازی نامه اداری
– پاسخ دادن به تماس‌ها و ارجاع آن‌ها به واحدهای موردنظر در صورت لزوم
– کار با تجهیزات و ماشین‌های اداری مانند دستگاه کپی، پرینتر و کامپیوتر شرکت
– انجام برخی از کارهای اولیه حسابداری، صدور چک، صدور صورتحساب و…
– تهیه صورت‌جلسه از جلسات برگزارشده
– ارائه کمک‌های لازم جهت مدیریت دفتر و انجام رویه‌های سازمانی
– نظارت بر موجودی لوازم اداری و ارائه گزارش جهت تهیه اقلام موردنیاز
– هماهنگی و انجام امور اولیه مرتبط با سفرهای درون‌شهری و برون‌شهری کارمندان و کارکنان شرکت
شرح وظایف کارمند اداری و منابع انسانی
اگر تمایل دارید در حوزه منابع انسانی مشغول به کار شوید، بهتر است به شرح وظایف کارمند اداری و منابع انسانی که در ادامه آورده شده است توجه کنید:
– تنظیم مستندات استخدام و اخذ تأییدیه‌های داخلی سازمان در این زمینه
– رسیدگی به امور مرتبط با امکانات کاری و رفاهی کارکنان
– مشارکت در برگزاری مراسم‌ها و تشریفات اداری
– انجام مکاتبات اداری
– صدور احکام پرسنلی
– پاسخ‌گویی به مسائل و مشکلات نیروهای کاری
– همکاری با واحدهای مختلف
شرح وظایف کارمند اداری فروش
یک کارمند اداری ممکن است در حوزه فروش و بازاریابی مشغول به کار شود. برخی از مهم‌ترین وظایف کارکنان حوزه فروش سازمان عبارت‌اند از:
– برنامه‌ریزی هفتگی و ماهانه برای انجام فعالیت‌های مرتبط با فروش
– ارائه گزارش‌های منظم از نتایج فعالیت‌ها
– توسعه مداوم کانال‌های فروش
– عقد قراردادهای فروش با همکاری واحدهای حقوقی و مالی سازمان
– تعامل با مشتریان جهت انجام اموری مانند دریافت بازخورد، جمع‌آوری اطلاعات و دریافت سفارش
بازار کار کارمند اداری
با فعالیت در شغل امور اداری، می‌توانید در ادارات دولتی و شرکت‌های خصوصی معتبر مشغول به کار شوید. در ادامه فهرستی از شرکت‌های معتبری که اخیرا آگهی استخدام کارمند اداری را منتشر کرده‌اند، آورده شده است:
– مرکز تحقیقات هوش مصنوعی پارت
– گروه اسفا
– فناپ زیرساخت
– شرکت پترومکانیک خاورمیانه
– مجموعه مدارس هدف
– گروه مشاورین و مهندسین هیرو
– صنایع خودروسازی مدیران
– شرکت صنایع غذایی سحر
معمولا شرکت‌ها برای استخدام کارمند اداری، شرایط کاری تمام‌وقت را در نظر می‌گیرند. همچنین حقوق و مزایای کارمند اداری، معمولا از یک شرکت به شرکتی دیگر متفاوت است. این در حالی است که با داشتن حداقل 1 سال تجربه کاری و ارسال رزومه خود به شرکت‌های بزرگ و معتبر، می‌توانید حقوق و مزایای شغلی مناسبی را دریافت کنید.
جمع‌بندی
یکی از فرصت‌های شغلی که معمولا در چارت سازمانی اغلب کسب‌وکارها موردتوجه قرار می‌گیرد، شغل کارمند اداری است. یک کارمند اداری می‌تواند در ادارات دولتی و شرکت‌های خصوصی مختلف، بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها و مدارس مشغول به کار شود.
در این مقاله با شرح شغل کارمند اداری، فهرست برخی از مهارت های لازم برای کار اداری را ارائه نمودیم. همچنین با شرح وظایف کارمند اداری، شما را با برخی از مهم‌ترین مسئولیت‌هایی که در این حرفه وجود دارند، آشنا نمودیم.