برای این‌که مدیر خود را قانع کنید که از نرم افزارهای سازمانی ابری در کسب و کار خود استفاده کنید؛ باید از فواید و نتایج کاربردی آن، آگاه باشید؛ در ادامه این نکات مهم را گفته‌ایم.
مدتی است که بحث استفاده از نرم افزارهای سازمانی ابری، خیلی گل انداخته است؛ توجه داشته باشید که این نرم افزارهای بیشتر در زمینه حسابداری کاربرد دارند؛ می‌توان آنها را در هر جایی باز کرد و دیگر برای استفاده از آنها، نیاز به سیستم یا کامپیوتر شرکت نیست. مانند فرق فایل اکسل و گوگل شیت. کاربرد این نرم افزارهایی که مبتنی بر ابر هستند؛ کمک می‌کنند که بسیاری از محدودیت‌های زمانی، مکانی و مالی، شرکت‌ها، از بین برود. البته در اصطلاح عام‌تر به این نرم افزارهای سازمانی، نرم افزار حسابداری آنلاین هم می‌گویند؛ اگر قصد دارید؛ درباره این موارد بیشتر بدانید؛ در ادامه با ما همراه باشید.
نرم افزارهای سازمانی ابری چه هستند؟
شاید از خود بپرسید که ابر و نرم افزار سازمانی، چه ارتباطی به هم دارند؟ در پاسخ باید بگوئیم که نرم‌افزارهایی که بخش IT هر شرکت برای مدیران هر بخش نصب می‌کنند؛ تا مدتی قبل، باید تنها روی کامپیوتر شرکت باز می‌شدند؛ یعنی اگر مدیر قسمت مربوطه یا کاربران، بعد از ساعت اداری یا در سفر و مرخصی، باید کاری را از راه دور انجام می‌دادند؛ اصلا امکان‌پذیر نبود. بنابراین برنامه‌نویسان شرایطی را فراهم کرده‌اند که هر کاربر می‌تواند در هر جایی که به اینترنت دسترسی دارد؛ به سیستم مدیریت حسابداری و مدیریت سیستم کسب و کار، دسترسی داشته باشد و اهداف خود را پیش ببرد.
نحوه ذخیره‌سازی در نرم افزار ابری
در صورتی‌که قبلا با نرم افزار سازمانی ابری کار نکرده باشید؛ برای‌تان مشخص نیست که چطور می‌توان داده‌ها و محاسبات هر بار وارد شدن به نرم افزار را در آن ذخیره کرد؛ مبادا اطلاعات پاک شوند یا فرد دیگر به آن دسترسی نداشته باشد. برای روشن شدن این موضوع باید بگوئیم که داده‌های این گونه نرم افزارها، اگرچه روی کامپیوتر شما ذخیره‌سازی نمی‌شوند اما یک سرور راه دور در جایی وجود دارد که این اطلاعات را از طریق اینترنت، دریافت و ذخیره می‌کند. به کمک رایانش ابری، تمام محدودیت‌های زمانی و مکانی مادری برای پیش‌برد پروژه سازمانی وحسابداری، از بین رفته است.
محدودیت استفاده از نرم افزار ابری
اگرچه برای استفاده از نرم افزار ابری سازمانی، نیازی نیست همیشه به کامپیوتر شرکت یا محل کار خود وصل شوید؛ یعنی از هر سیستم یا دستگاهی می‌توانید وارد سیستم مدیریت حسابداری شوید؛ با این حال برای این هدف باید حتما به اینترنت، دسترسی داشته باشید. به عبارتی اگر اینترنت، قطع شود؛ امکان استفاده از داده‌ها و پردازش آنها وجود ندارد.
بیشترین کاربرد نرم افزارهای سازمانی ابری
در میان انواع کاربردهایی که می‌توان از نرم افزارهای سازمانی ابری، انتظار داشت؛ باید دقت کنید که بیشترین کاربرد سازمانی این رایانس ابری، بخش حسابداری هر کسبوکار است. به این ترتیب دیگر بخش مالی یک شرکت لازم نیست که نرم افزار سنتی حسابداری را فقط روی سیستم شرکت داشته باشد؛ با خرید نرم افزار راهکاران ابری ، می‌توان مدیریت حسابداری کسبوکار را از هرجای دنیا، انجام داد. پیش‌تر کاربران حسابداری یا مدیران این بخش، در مواقع شلوغ ترافیک کاری، مجبور بودند شبانه‌روز در اداره باشند تا از کامپیوتر اداره، استفاده کنند و کار خود را جلو بیاندازند. حال دیگر چنین محدودیت و استرسی، گریبان‌گیر، این افراد نیست. هر کسی که در این دپارتمان باشد؛ می‌تواند با داشتن نام کاربری و رمز عبور، نسخه نرم افزار ابری را باز کند و کار خود را انجام دهد.
فواید کاربردهای نرم افزار سازماین ابری در حسابداری
اگرچه یکی از مهم ترین مزایای استفاده از نرم افزار ابری حسابداری، کاربرد آن در هر موقعیت مکانی است؛ با این‌حال این نرم افزارهای سازمانی، فواید دیگری هم دارند؛ از جمله:
- ایجاد یک سیستم مالی ساده و کاربردی
- کاهش هزینه عملیات
- کاهش تعداد نیروی مورد نیاز
- کاهش هزینه خرید و نگهداری سیستم‌های گران قیمت
- انعطاف‌پذیری در مدیریت زمان
- افزایش سرعت ورود به اطلاعات
- افزایش امنیت سیستم حسابداری